Vielen Führungskräften fällt es schwer, Aufgaben zu delegieren. Die Gründe dafür sind vielfältig. Falscher Perfektionismus (”Ich kann das besser”) oder die Angst vor dem Kontrollverlust spielen dabei genau so eine Rolle wie die Angst, evtl. nicht mehr gebraucht zu werden, da jemand anderes meine Aufgaben am Ende besser/schneller erledigen kann. Darüber hinaus fällt es Führungskräften im Alltag oft schwer zu erkennen, welche Aufgaben an wen delegiert werden können.

Dennoch ist Delegieren eine entscheidende Führungsaufgabe im Rahmen der Personalentwicklung. Nicht nur können dadurch versteckte Potentiale und Stärken erkannt werden, Mitarbeitende fühlen sich und ihre Leistungen auch stärker gewertschätzt und können dadurch selbstwirksam sein.

Außerdem haben Führungskräfte dann wieder mehr Zeit für ihre eigentlichen Führungsaufgaben.

Ein gutes und einfaches Tool aus dem Zeit- und Selbstmanagement ist die Eisenhower Matrix, in die wir Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit einsortieren können. Grundsätzlich gilt, dass Aufgaben, die nicht dringend, aber wichtig sind, an Mitarbeitende aus dem Team oder Kolleg*innen delegiert werden sollen. Weitere Tools, die beim Delegieren unterstützen, sind die Skill-Will Matrix und die sog. Mikrorollen.

So wie alle Tools muss jede/r für sich selbst schauen, was sich im Alltag am besten umsetzen lässt. Klar ist aber, dass ein Tool zum Delegieren in jeden Werkzeugkoffer einer Führungskraft gehört. 

Um direkt morgen die ersten Aufgaben zu delegieren, hier ein paar hilfreiche Tipps, wie man schnell in die Umsetzung gehen kann.

3 Faktoren, die beim Delegieren von Aufgaben berücksichtigt werden sollten:

1. Risiko: Bevor wir Aufgaben an das Team oder Kolleg*innen delegieren, sollte über das Risiko der Aufgabe nachgedacht werden und darüber, welche Konsequenzen ein mögliches Scheitern der Aufgabe haben könnte.

2. Zeitlicher Rahmen: in Anlehnung an die Eisenhower Matrix sollten wir uns vorher Gedanken über den zeitlichen Rahmen machen. Bis wann bzw. wie schnell muss die Aufgabe erledigt sein und gibt es genug Zeit für eine mögliche Einarbeitung.

3. Interdependenzen: sind in die Erledigung der Aufgabe evtl. andere Abteilungen oder Teams betroffen. Wenn dem so ist, sollte vorab transparent kommuniziert werden, dass ein anderer Teamkollege/kollegin die Aufgabe übernimmt. 

4. An wen kann ich delegieren: wer ist aufgrund seiner/ihrer Kompetenzen und Skills am besten oder gut geeignet, die Aufgabe zu erledigen?